Training Mastering Quality Customer Interaction and Complaint Management

Senior Trainer BMG Institute

Senior Trainer BMG Institute

Improving Quality Of Customer Interaction

Deskripsi

Training Mastering Quality Customer Interaction dirancang untuk membantu organisasi membangun standar layanan yang konsisten, responsif, dan berorientasi pada pengalaman pelanggan. Program ini menekankan pentingnya kualitas interaksi antara frontliner dan pelanggan sebagai faktor penentu loyalitas serta reputasi perusahaan.

Dalam praktik bisnis saat ini, kualitas pelayanan tidak hanya ditentukan oleh produk atau sistem, tetapi juga oleh bagaimana karyawan berinteraksi, merespons kebutuhan, dan menangani keluhan pelanggan secara profesional. Perubahan paradigma dari pendekatan yang berfokus pada prosedur internal menuju pendekatan yang menempatkan pelanggan sebagai prioritas utama menjadi salah satu fokus utama pelatihan ini.

Melalui kombinasi pembahasan konsep, studi kasus, dan simulasi praktik, peserta akan memahami bagaimana membangun pengalaman layanan yang positif sekaligus mengelola keluhan secara konstruktif dan terstruktur.

Program ini memberikan manfaat sebagai berikut:

  • Peningkatan standar interaksi layanan

  • Pemahaman menyeluruh mengenai konsep customer-focused service

  • Keterampilan praktis dalam menangani komplain secara profesional

  • Peningkatan loyalitas dan kepuasan pelanggan

  • Penguatan peran frontliner sebagai representasi perusahaan

  • Pembentukan budaya layanan yang proaktif dan solutif

Manfaat Dari Training Mastering Quality Customer Interaction and Complaint Management:

  • Peningkatan Kualitas Layanan
  • Pemahaman Mendalam tentang Pendekatan Pelayanan
  • Kemampuan Menangani Keluhan Pelanggan
  • Peningkatan Kepuasan Pelanggan
  • Peningkatan Efektivitas Front-Liners
  • Pengembangan Budaya Pelayanan yang Proaktif

Training ini direkomendasikan bagi:

  • Manager dan Supervisor yang membawahi fungsi layanan pelanggan

  • Tim Customer Service, Sales, Front Desk, dan petugas lapangan

  • Tim pengembang sistem pelayanan dan proses bisnis

  • Staf operasional yang memiliki kontak langsung dengan pelanggan

  • Pimpinan unit kerja yang ingin meningkatkan kualitas layanan di departemennya

Pelatihan menggunakan pendekatan pembelajaran yang aplikatif dan partisipatif, meliputi:

  1. Pembahasan Konsep Berbasis Studi Kasus
    Penjelasan kerangka berpikir layanan pelanggan disertai ilustrasi situasi nyata di dunia kerja.

  2. Latihan Individu dan Kelompok
    Simulasi untuk menguji pemahaman serta meningkatkan kemampuan analisis dalam konteks pelayanan.

  3. Role Simulation
    Praktik langsung menghadapi pelanggan, termasuk situasi komplain dan permintaan khusus.

  4. Perancangan Sistem Layanan
    Diskusi dan latihan untuk mengevaluasi serta menyempurnakan sistem pelayanan di unit kerja masing-masing.

Program dilaksanakan selama 2 hari (14 jam efektif).

  • Waktu pelaksanaan: 08.30 – 17.00

  • Total waktu istirahat: 1,5 jam (dua kali coffee break dan istirahat makan siang)

  • Proporsi waktu praktik lebih dominan dibanding teori untuk memastikan penguasaan keterampilan secara langsung.

Hari Pertama

Sesi 1 – Fondasi Pelayanan Berorientasi Pelanggan

  • Latar belakang dan sasaran program

  • Tinjauan data kepuasan pelanggan sebagai dasar perbaikan layanan

  • Memahami makna pelanggan dalam konteks bisnis modern

  • Membangun pola pikir pelayanan yang berorientasi pada nilai

  • Latihan: Identifikasi tipe pelanggan dan bentuk layanan yang sesuai


Sesi 2 – Kepuasan dan Harapan Pelanggan

  • Konsep kepuasan pelanggan dan faktor pembentuknya

  • Mengidentifikasi ekspektasi pelanggan

  • Strategi memberikan nilai tambah di luar standar minimum

  • Pergeseran pendekatan dari internal-driven menjadi customer-oriented

  • Latihan: Mengidentifikasi harapan pelanggan di unit kerja masing-masing


Sesi 3 – Peran Organisasi dalam Kualitas Layanan

  • Sumber daya yang memengaruhi mutu pelayanan

  • Keterkaitan kebijakan perusahaan dan pengalaman pelanggan

  • Sistem kerja dan kemudahan akses layanan

  • Pengaruh fasilitas kerja terhadap kenyamanan pelanggan

  • Kontribusi faktor manusia dalam pemenuhan ekspektasi

  • Latihan analisis: evaluasi kebijakan, sistem, sarana, dan SDM


Sesi 4 – Integrasi Sistem dan SDM dalam Pelayanan

  • Kolaborasi antara sistem kerja dan fasilitas pendukung

  • Sinergi kebijakan dan perilaku petugas layanan

  • Koordinasi organisasi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

  • Latihan perancangan model layanan yang terintegrasi


Hari Kedua

Sesi 5 – Komunikasi dan Interaksi Layanan

  • Peran individu dalam menciptakan pengalaman pelanggan

  • Prinsip komunikasi efektif dalam pelayanan

  • Karakter dasar pelanggan dan pendekatan yang tepat

  • Konsep layanan yang dipersonalisasi

  • Pengaruh interaksi terhadap keputusan pelanggan


Sesi 6 – Mengelola Ketidakpuasan dan Komplain

  • Ekspektasi pelanggan terhadap sikap petugas layanan

  • Teknik menyampaikan bantuan dan solusi secara profesional

  • Analisis penyebab munculnya keluhan

  • Evaluasi praktik kerja saat ini dan area perbaikan


Sesi 7 – Strategi Penanganan Keluhan

  • Identifikasi jenis keluhan yang sering terjadi

  • Penerapan tahapan penanganan komplain secara sistematis

  • Teknik mendengarkan secara aktif

  • Membangun empati dalam merespons kekecewaan pelanggan

  • Teknik bertanya untuk menemukan akar masalah

  • Penyampaian solusi dan tindak lanjut yang terkontrol


Sesi 8 – Simulasi dan Evaluasi

  • Penyusunan rencana penanganan keluhan

  • Role play penanganan komplain

  • Pergantian peran antara pelanggan dan petugas

  • Evaluasi berbasis form penilaian terstruktur

  1. Analisis tren kepuasan pelanggan

  2. Definisi dan perspektif pelanggan

  3. Pola pikir pelayanan berbasis nilai

  4. Konsep kepuasan dan ekspektasi pelanggan

  5. Transformasi menuju layanan berorientasi pelanggan

  6. Optimalisasi sumber daya untuk mutu layanan

  7. Sinergi organisasi, sistem, fasilitas, dan SDM

  8. Koordinasi internal untuk mendukung pengalaman pelanggan

  9. Peran komunikasi dalam kualitas interaksi

  10. Layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan individu

  11. Momen krusial dalam interaksi pelanggan

  12. Strategi respons terhadap komplain

  13. Tahapan sistematis dalam penanganan keluhan

  14. Keterampilan mendengar aktif dan empati

  15. Teknik eksplorasi masalah melalui pertanyaan efektif

  16. Tindak lanjut sebagai kunci penyelesaian komplain

  17. Sistem pencatatan dan pelaporan keluhan pelanggan

Bagikan outline ini

Informasi Pelaksanaan

Jadwal Selanjutnya
  • 3-4 September 2026
  • 12-13 November 2026
09:00 -
17:00

*Harga belum termasuk PPN

Informasi Pelaksanaan

09:00 -
15:00

*Harga belum termasuk PPN

In-Class Training

  • 3-4 September 2026
  • 12-13 November 2026

*Harga belum termasuk PPN

Bagikan outline ini

Pelatihan lainnya

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Scroll to Top

Formulir Pendaftaran

*Kelas online tidak tersedia untuk beberapa program sertifikasi BNSP
=