Implementing Electronic Filing with RMS & EFS Based on Regulatory Standards

Senior Trainer BMG Institute

Deskripsi

Pengelolaan arsip merupakan elemen vital bagi kelancaran operasional organisasi. Arsip berfungsi sebagai sumber informasi penting yang mendukung perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan. Tanpa sistem pengelolaan yang terstruktur, pertumbuhan volume arsip dapat menimbulkan kesulitan dalam pencarian dan pemanfaatannya, serta memengaruhi efektivitas kerja.

Training Electronic Filing menghadirkan pendekatan modern untuk manajemen arsip, memadukan prinsip kearsipan tradisional dengan teknologi digital. Program ini membekali peserta dengan keterampilan dalam mengelola dokumen secara sistematis, cepat, dan aman, termasuk pemanfaatan sistem Records Management (RMS) dan Electronic Filing System (EFS). Peserta juga akan memahami penerapan software EFIDMS untuk manajemen dokumen elektronik yang efisien, termasuk pengolahan, distribusi, dan pengamanan dokumen.

Pelatihan ini penting untuk meningkatkan produktivitas, memastikan kepatuhan terhadap regulasi kearsipan, serta memaksimalkan penggunaan ruang dan sumber daya organisasi.

Sasaran Pelatihan

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti program ini, peserta diharapkan mampu:

Memahami regulasi kearsipan terbaru di Indonesia dan struktur perundang-undangannya
Menguasai istilah dan konsep kearsipan seperti arsip dinamis, arsip aktif/inaktif, arsip vital/statis, unit pengolah, jadwal retensi, pemusnahan, dan pemeliharaan arsip sesuai PP No. 28 Tahun 2012
Mengetahui siklus hidup pengelolaan arsip dan penerapannya dalam manajemen arsip modern
Menyusun dan memahami SOP Manajemen Kearsipan yang komprehensif
Memahami model records continuous untuk pengelolaan arsip elektronik
Mengaplikasikan Electronic Imaging System untuk menciptakan dokumen digital yang mudah diakses
Membuat dokumen digital berbasis OCR yang dapat diedit dan dicari kontennya
Menambahkan keterangan, tanda tangan digital, dan proteksi password pada dokumen elektronik
Mengidentifikasi faktor-faktor keberhasilan dalam penerapan filing system di organisasi
Menggunakan modul EFIDMS untuk Records Management System, Electronic Document Management, dan Electronic Imaging System secara efektif

Manfaat Pelatihan

Target Peserta

Pelatihan ini ditujukan untuk:

Staf administrasi yang menangani dokumen dan arsip
Pengelola unit kearsipan atau dokumentasi
Supervisor atau leader yang bertanggung jawab atas manajemen arsip di organisasi

1. Regulasi dan Kerangka Hukum Kearsipan

Struktur peraturan kearsipan nasional
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012
Kategori arsip: dinamis, aktif, inaktif, vital, dan statis
Unit pengolah dan unit kearsipan

2. Prinsip Dasar dan Siklus Hidup Arsip

Retensi arsip, pemeliharaan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis
Pemberkasan dan pemanfaatan arsip secara efisien
Model siklus hidup arsip untuk manajemen modern

3. SOP dan Prosedur Manajemen Arsip

Contoh SOP lengkap untuk pengelolaan arsip
Model records continuous dalam pengelolaan elektronik

4. Electronic Imaging System dan Dokumentasi Digital

Konsep dan penerapan EIS di organisasi
Proses OCR untuk membuat dokumen digital yang dapat diedit
Penambahan teks, tanda tangan digital, dan proteksi password

5. Implementasi Filing System Modern

Faktor kunci keberhasilan implementasi filing system
Penggunaan EFIDMS untuk RMS, EDMS, dan EIS
Penetapan tingkat akses keamanan pengguna

6. Pengelolaan Dokumen dan Distribusi

Proses pengendalian dokumen, distribusi, dan pembaruan dokumen elektronik
Pengambilan dan pengiriman dokumen melalui email langsung dari aplikasi

7. Teknik Pencarian dan Capture Dokumen

- Metode pencarian dokumen cepat baik soft copy maupun hard copy
- Proses capture dokumen menggunakan scanner atau kamera digital
- Konversi dokumen hasil capture menjadi format Microsoft Office