Training Mastering the Art of Handling Customer Complaints

Senior Trainer BMG Institute

Senior Trainer BMG Institute

Handling Customer Complaint

Deskripsi

Dalam operasional perusahaan, kemampuan menangani keluhan pelanggan merupakan kunci untuk menjaga reputasi dan loyalitas. Setiap interaksi, terutama ketika pelanggan tidak puas, dapat menjadi peluang untuk memperkuat hubungan atau, sebaliknya, menimbulkan kerugian bagi organisasi.

Training Handling Customer Complaints dirancang untuk membekali individu yang berada di garis depan layanan seperti frontliners, customer service, dan staf yang berinteraksi langsung dengan pelanggan dengan keterampilan komunikasi, interaksi, dan penanganan keluhan yang efektif.

Peserta akan mempelajari strategi menghadapi keluhan dengan pendekatan empatik, menganalisis akar masalah, serta memberikan solusi yang cepat, tepat, dan memuaskan. Program ini menekankan pentingnya tanggung jawab pribadi dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang positif, sekaligus meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.

Setelah mengikuti program ini, peserta diharapkan mampu:

  • Meningkatkan kemampuan komunikasi secara profesional dan empatik

  • Menguasai teknik-teknik penanganan keluhan pelanggan

  • Menyusun strategi respons yang memuaskan pelanggan

  • Mengembangkan sikap layanan yang proaktif dan efektif

  • Memanfaatkan sumber daya secara optimal untuk mendukung layanan

  • Meningkatkan kompetensi dalam interaksi dan manajemen hubungan pelanggan

  • Peserta disarankan membawa laptop atau notebook pribadi untuk latihan simulasi dan aktivitas interaktif.

Pelatihan dirancang berbasis praktik dan interaktif, mencakup:

  1. Pemaparan Teori dan Konsep Layanan
    Dasar-dasar kepuasan pelanggan, ekspektasi, dan prinsip layanan prima.

  2. Analisis Data dan Statistik Layanan
    Studi kasus berbasis data nyata tentang kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan.

  3. Role Play dan Simulasi Interaktif
    Latihan menghadapi keluhan pelanggan dalam situasi nyata atau simulasi.

  4. Latihan Komunikasi Empatik
    Teknik mendengar aktif, membangun empati, dan memberikan respons yang memuaskan.

  5. Studi Kasus Problem Solving
    Analisis akar masalah pelanggan dan strategi solusi yang efektif.

  6. Diskusi dan Refleksi
    Evaluasi pendekatan yang berhasil dan area perbaikan dalam praktik layanan.

1. Pengenalan Kepuasan Pelanggan

  • Analisis data dan tren kepuasan pelanggan

  • Definisi pelanggan dan peran mereka dalam keberhasilan organisasi

  • Mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi pengalaman pelanggan


2. Paradigma Layanan

  • Menumbuhkan mindset “customer-centered”

  • Perbedaan perspektif “customer-driven” vs. “company-driven”

  • Pentingnya layanan yang konsisten dan proaktif


3. Memahami Harapan Pelanggan

  • Konsep Customer Satisfaction dan indikator kepuasan

  • Mengenali ekspektasi pelanggan dalam berbagai konteks layanan

  • Mengidentifikasi harapan utama pelanggan


4. Optimalisasi Sumber Daya untuk Layanan

  • Pemanfaatan fasilitas, teknologi, dan SDM untuk meningkatkan kepuasan

  • Integrasi sistem, prosedur, dan manusia dalam pelayanan

  • Merancang proses kerja untuk memenuhi ekspektasi pelanggan


5. Komunikasi Efektif dalam Menangani Keluhan

  • Prinsip komunikasi profesional dan empatik

  • Mengenali sifat dasar manusia dalam interaksi

  • Membangun hubungan melalui komunikasi yang tepat dan persuasif


6. Personalized Service dan Human Touch

  • Layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan individual pelanggan

  • Peran tenaga kerja dalam mencegah ketidakpuasan

  • Memahami Moment of Truth dan dampaknya pada loyalitas


7. Strategi Penanganan Keluhan

  • Pengenalan LAER Process: Listen, Acknowledge, Explore, Respond

  • Teknik mendengar aktif dan menunjukkan empati

  • Mengajukan pertanyaan yang tepat untuk menggali akar masalah

  • Memberikan solusi yang memuaskan dan realistis


8. Tindak Lanjut dan Monitoring

  • Memastikan implementasi solusi untuk keluhan

  • Strategi follow-up yang efektif

  • Evaluasi hasil penanganan keluhan untuk perbaikan berkelanjutan


Manfaat Pelatihan

    • Meningkatkan kualitas interaksi dengan pelanggan

    • Mengembangkan kemampuan komunikasi dan empati

    • Mengurangi eskalasi keluhan dan konflik

    • Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan

    • Memperkuat reputasi profesional individu dan organisasi

    • Menciptakan standar layanan yang konsisten dan terukur

Bagikan outline ini

Informasi Pelaksanaan

Jadwal Selanjutnya
  • 6-7 April 2026
  • 15-16 September 2026
  • 27-28 November 2026
09:00 -
17:00

*Harga belum termasuk PPN

Informasi Pelaksanaan

09:00 -
15:00

*Harga belum termasuk PPN

In-Class Training

  • 6-7 April 2026
  • 15-16 September 2026
  • 27-28 November 2026

*Harga belum termasuk PPN

Bagikan outline ini

Pelatihan lainnya

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Scroll to Top

Formulir Pendaftaran

*Kelas online tidak tersedia untuk beberapa program sertifikasi BNSP
=